複数部門をまたがる業務のプロセスを可視化し、議論の土台にする
こんにちわ。従業員体験( EX )の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
組織における活動には、複数の部門、担当者を経て最終成果に至る場合があります。
こういった場合に、業務のプロセスが可視化されていると問題点の発見や業務改善について話し合う際の土台になります。
そこで、今回はプロセスの可視化の手段としてのプロセスマップを紹介し、活用例を紹介します。
プロセスマップとは？
プロセスマップは、プロセスを図示する手法です。
プロセスマップの記載方法としては、
- フローチャート
- バリューストリームマップ
などがあります。
四角・三角・ひし形などのシンプルな図形を矢印でつなぐことでプロセスを表現します。
プロセスマップを元にした採用プロセスの議論の例
採用広報の効果の確認
採用広報で発信したインタビュー記事に関して関心が集まり、会社説明会で該当記事に関わる質問が発生するケースです。
この場合、説明会を実施している採用担当と採用広報がプロセス図を見ながら、
- 採用広報担当者へ、候補者さんが興味・関心を示したコンテンツをフィードバックできる
- 採用広報担当者へ、候補者さんが記事を見た上で疑問に持つ内容をフィードバックすることで次の発信内容に活かせる
というようなやりとりができます。
求人票の求人要件と書類選考の関連
書類選考時に、求人要件とかけ離れた候補者さんからの応募が相次いだとします。
この場合、求人票をメンテナンスしている採用担当と書類選考を担当している1次選考担当者がプロセス図を見ながら
- 求人票に記載されている求人要件がそもそもズレているかどうか相互にすり合わせる
というやりとりができます。
まとめ
担当範囲が複数部門にまたがる場合、
- 前後の工程の担当部門は何をしているのか？
- 前後の工程の担当部門はどのように仕事を進めているのか？
- 前後の工程が成果に与える影響はどのようなものか？
が見えなくなりがちです。
プロセスを可視化することで、つながりを確認可能な状態でやりとりできます。
結果として、ブラックボックスになっているのに比べて様々な事に気づきやすくなります。
例えば、一見「コストセンター」のように見える工程が実は最終的な価値に強く影響を与える「プロフィットセンター」の要素を持っている、ということを発見できるかもしれません。
